Vytváření informační strategie podniku

20.09.2000 | Odborné konference

Vytváření informační strategie podniku

Creation of Information Strategy in the Enterprise

Autor: Zdeněk Havlíček

Abstrakt v češtině:

Rychlý vývoj informačních technologií umožňuje nová řešení při inovaci podnikových informačních systémů. Stále častěji se využívají aplikace typu B2B (Business to Business). Většina podniků vytváří vlastní www sites pro zlepšení styku se zákazníky. Běžně se používá elektronická pošta.

Příspěvek pojednává nejen o dopadu nových informačních a komunikačních technologií na řízení podniku, ale uvádí i teoretická východiska, která se využívají při formulování informační strategie podniku.

Na konkrétním příkladu je ukázán metodický postup při vytyčování informační strategie jako součásti nového strategického záměru podniku. Současně jsou uvedeny i možná rizika spojená s realizaci nové informační strategie.

Abstrakt v angličtině:

Rapid development of information technologies allows new solutions in the innovation of Management Information Systems. New applications as a B2B (Business to Business) appear often. The majority of the enterprises creates own websites to improve the contact with consumers. It is e-mail, that is used frequently in communication.

The paper treats of impact of new information and communication technologies in enterprise management, and returns some theoretical approaches which are used in formulation of information strategy.

There is demonstrated the methodological process of information strategy as a part of enterprise global strategy in an example. There are also mentioned the possible risks of new information strategy implementation.

Klíčová slova:

Informační strategie, informační technologie, E-business,

Keywords:

Information strategy, Information technology, E-business

Úvod:

Informační strategie upřesňuje strategické cíle podniku s přihlédnutím k aktuálnímu rozvoji IS/IT.

V podniku, který řeší inovační cyklus vlastního informačního systému, je nezbytné vytvořit dokument, který bude přinášet nejen novou koncepci v budování základního informačního systému podniku, ale i zahrnovat konkrétní možnosti ve využití nových IT technologií (např. e_business).

Hlavním smyslem informační strategie je formulovat celkový koncept informačního systému tak, aby co nejlépe podporoval rozvoj podniku ve všech jeho aktivitách.

S rychlým nástupem technologie www se ukazuje, že formulace informační strategie se stává velmi aktuálním úkolem ve většině podniků.

Cíle a metody:

Cílem příspěvku je navrhnout optimální postup při vytváření dokumentu “Informační strategie podniku”, především vzhledem k tomu, že podniky musí inovovat své informační systémy, aby byly konkurence schopné.

Na základě spolupráce se společností AB, a.s. byly navrženy dílčí etapy pro zpracování informační strategie a struktura připravovaného dokumentu.

Časový postup (cca 3 měsíce) a jeho etapy:

· Východiska - podniková strategie

· Analýzy - stav IS a trendy rozvoje IT

· Architektury - návrh funkční, datové a technologické architektury

· Dopady a rizika

· Návrhy na další postup - dílčí projekty

Struktura dokumentu:

· Úvod

· Cíle strategického rozvoje společnosti z pohledu IS/IT (s přihlédnutím k novým technologiím)

· Architektury IS/IT ve společnosti (model B2B)

· Závěr

Výsledky:

Vypracovaný dokument “Informační strategie” obsahuje jedno z možných řešení rozvoje informačního systému ve společnosti AB. Dokument nebyl koncipován s cílem popsat veškeré vlivy a okolnosti, které při implementaci nového IS mohou nastat. Detailní popis jednotlivých fází je úkolem samostatných a podrobných studií (projektů).

V dokumentu se jasně projevuje potřeba přeměny společnosti AB a.s. ze společnosti ekonomicko-informační na informačně-ekonomickou.

Při zpracovávání dokumentu byly jasně formulovány aktuální cíle společnosti, a to:

· Minimalizace nákladů maximalizace zisku

· Podstatné urychlení operativních činností

· Zvýšení podílu koncepční činnosti pracovníků

· Využití modelu vzájemně výhodné spolupráce

· Získání globálního přehledu o aktuální situaci na trhu

Také byly stanoveny dlouhodobé cíle společnosti z pohledu IS/IT:

- automatizace procesů např. administrativních

- digitalizace dokumentů

- zkrácení časové prodlevy jednotlivých operací ( just in time )

- archivace procesů

- zprůhlednění informačního toku

- postup při realizaci modulu B2B

Detailněji je uveden návrh postupu při realizaci modulu B2B, který se bude realizovat ve třech krocích

· Oslovení cílové skupiny, získání potenciálního partnera, prezentace na Internetu. Jde o vstoupení do vyhledávacích databází informačních portálů (např. msn.atlas.cz, seznam.cz, centrum.cz a jiné). Z oslovené cílové skupiny se několik budoucích potencionálních partnerů rozhodne navštívit naší webovou prezentaci na Internetu.

· Registrace do systému - prvotní nabídka Proces registrace bude požadovat po uživateli údaje nutné pro založení jeho účtu v systému. Po úspěšné registraci dostane takovýto subjekt přihlašovací login s definovaným heslem. V této prvotní nabídce bude především zveřejněna detailní nabídka všech aktivit společností s možností podílení se na těchto aktivitách jako partner společnosti.

· Extranet, stálý partner, elektronický obchod. Z potenciálního partnera (Přihlášení přes prvotní nabídku) se stane stálý partner, který vstupuje do Extranetu. Na základě získání statutu stálého partnera (v objemu obchodování vyhodnotí systém, dle definovaných kritérií) obdrží tento subjekt nový přihlašovací login a heslo. Po zadání těchto identifikačních znaků tento partner bude ihned přihlášen do e-obchodu. Kde může obchodovat se společností on-line, bude automaticky informován o nových aktivitách (projekty, výběrová řízení apod.). Veškeré informace budou on-line aktualizovány.

Na základě chování partnera v e-obchodu (množství objednávek konkrétního materiálu, jejich včasná platba, doba strávená v tomto nebo jiném modulu), ale i v jiných aktivitách zprovozněných systémem, se sleduje a obnovuje profil tohoto určitého partnera, který na požádání uživatele naší společnosti, nejlépe v prostředí Intranetu, bude k dispozici.

Vlastní dokument je doplněn přílohou “Přechod na E-Business”

Diskuse:

Dohnal a Pour uvádějí, že informační strategie představuje základní dokument koncepční fáze rozvoje informačního systému podniku. V tomto příspěvku se právě tak informační strategie chápe jako projekt projektů rozvoje IS/IT v dané společnosti.

Navržená struktura informační strategie je pro daný podnik velmi přínosná. Lze konstatovat, že již první projednávání připraveného dokumentu řeší velmi důležité otázky rozvoje společnosti. Její konkurenceschopnost bude vyšší, pokud urychleně zvládne přechod na nové IT (Internet.

Z příspěvku jsou vyplývají určité postupy, které lze implementovat při tvorbě informační strategie ve zvoleném podniku.

Konkrétní informační strategie je majetkem podniku - společnosti AB - a zveřejnění detailů z této studie není pro společnost žádoucí.

Jako každý projekt, tak i projekt informační strategie přináší určitá rizika:

- náklady na realizaci projektu a jejich návratnost,

- implementace určité technologie musí být zajištěna ve správný čas,

- lidský činitel musí projekt podporovat.