Principy projektování organizačních systémů

20.09.2000 | Odborné konference

Principy projektování organizačních systémů.

Principles of Organisational Design.

Autora: Jan Hron

Abstrakt v češtině:

Rozvoj každého podnikatelského subjektu závisí na jeho schopnosti udržovat rovnovážný vztah k vnějšímu prostředí. Proto je pro reorganizaci nebo projektování nových organizačních systémů nutné využívat metod strategického řízení, modelování a organizačního výzkumu. Vhodným nástrojem projektování pak může být metoda postupného vytváření organizačního systému zahrnující jednotlivé kroky vytváření efektivních struktur, chování a podnikové strategie.

Abstrakt v angličtině:

Development of any business is dependent on its ability to find and maintain an equilibrium with its external environment. Thus for re-organisation and for design of new organisations strategic management methods as well as modelling and organisation research analysis should be applied. An effective designing tool can be a method of sequential formation including individual steps of creation of effective structures, behaviour and business strategy.

Klíčová slova:

strategické řízení, organizační výzkum, homeostáze

Keywords:

strategic management, organisation research, homeostasis

Úvod:

Rozvoj každé společnosti jako celku je podmíněn úrovní rozvoje jeho součástí, především lidí a vztahů mezi nimi. Vzdělanost národa, praktické znalosti a zkušenosti, jejich zdraví, jsou proto základními předpoklady rozvoje společnosti. V této souvislosti nabývá na důležitosti výživa národa, ochrana životního prostředí a tvorba krajiny, které naplňují poslání zemědělství. Jedná se dnes stále naléhavěji o obnovení a udržení rovnovážného stavu mezi člověkem a přírodou, mezi zemědělstvím a celým národním hospodářstvím, mezi vědou, výzkumem a užitím jejich výsledků.

Každý zemědělský podnik, definovaný jako organizační systém, se chová v prostředí národního hospodářství v závislosti na typu vlastnických vztahů, na přírodně technických a lidských zdrojích a na úrovni řídících procesů.

Cílem je vytvoření takového prostředí národního hospodářství, včetně pravidel fungování tržního mechanismu, aby každý organizační systém měl za předpokladu efektivního využívání svých zdrojů v souladu se společenskými požadavky nejen možnost “přežít”, ale také možnost se rozvíjet.

Cíle a metody:

Cílem předkládaných principů projektování podnikatelských subjektů je vytvoření prostoru pro :

a) efektivní fungování všech podnikatelských, rozhodovacích, správních, servisních a poradenských subjektů;

b) účelné využívání vlastnických vztahů, přírodně technických a lidských zdrojů a řídících procesů;

c) vytvoření rovnovážného vztahu mezi uvedenými subjekty a mezi těmito subjekty a vnějším prostředím, tzn. že změny ve vnějším prostředí po překročení určitého prahu citlivosti vyvolávají buď obranné mechanismy vnitřního prostředí v uvedených podnikatelských subjektech, nebo odpovídající změny v jejich vnitřním prostředí, především v jejich celkové struktuře a dílčích strukturách.

Metodické přístupy

Z hlediska metodických přístupů řešení projektů podnikatelských subjektů, východiskem zůstává teorie systémů, principy analogie, metody indukce, dedukce a modely chování. V návaznosti na tyto základní metody a přístupy lze využít i metody strategického řízení umožňující konkretizaci analýzy podmínek vnějšího a vnitřního prostředí podnikatelských subjektů a metod řešení odchylek od rovnovážného stavu podnikatelského subjektu s jeho vnějším a vnitřním prostředím. Tyto metody mohou řešit :

- určení budoucího dlouhodobého zaměření podnikatelského subjektu a přijímání rozhodnutí, která vedou k dosahování podnikových cílů;

- plánovaní, alokaci, organizaci a řízení podnikových zdrojů;

- řešení trajektorie chování podnikatelského subjektu a jeho prvků ve vztahu k cílovému stavu;

- postoj vedení podnikatelského subjektu k řešení otázek PROČ, S KÝM, KDE, CO, JAK, ZA JAKÝCH PODMÍNEK, ZAČ, a KDY v konkurenčním prostředí.

Výsledky:

Každý organizační systém, tedy i podnikatelský subjekt, prochází řadou stádií životního cyklu - dětství, mládí, zralost a stárnutí. Podmínkou jejich úspěšného rozvoje je dodržování určitých zásad přípravy jejich projektů a realizace. Samotné zpracování projektu podnikatelského subjektu je velmi náročné a mělo by být výsledkem týmové práce. I když existují rozdílné přístupy respektující jak principy strategického řízení, tak i modelování organizačních systémů, lze na základě získaných zkušeností doporučit následující přístup k projektování podnikatelských subjektů zahrnující 10 fází :

1. Identifikace podnikatelského subjektu.

Tato základní a výchozí fáze zahrnuje vymezení

- iniciátora vzniku podnikatelského subjektu

- jeho kapitálovou a odbornou vybavenost či dostupnost

- vymezení základních zájmových skupin

2. Formulování vize a cílů.

Vize a mise podnikatelského subjektu vymezují jeho účel a smysl jeho existence.

Vize vyjadřuje prostřednictvím manažerů představy vlastníků či iniciátorů vzniku podnikatelského subjektu o tom “ kdo jsme, odkud přicházíme a kam jdeme”.

Mise pak konkretizuje tyto představy v odpovědích na otázky důvodu existence, smyslu existence, závazků vůči různým zájmovým skupinám, způsobu uspokojování jejich potřeb, vymezení hlavních procesů a produktů, ekonomickou a hodnotovou orientaci, rámec podnikové kultury.

Cíle podnikatelského subjektu jsou potom konkretizací částí mise, a to jak v horizontálním, tak i vertikálním členění. Cíle podnikatelského subjektu jsou operativním vymezením záměrů, konkretizující způsoby realizace.

3. Analýza vnějšího prostředí.

Úspěšný rozvoj podnikatelského subjektu je podmíněn vytvářením rovnovážného stavu s vnějším prostředím. Proto je nezbytná jeho důkladná znalost. Společným znakem je jak kvalitativní, tak i kvantitativní hodnocení vnějšího prostředí, převod kvalitativních charakteristik na kvantitativní a vzájemné srovnávání a hodnocení.

Podmínkou proto zůstává týmový přístup k této analýze vnějšího prostředí.

4. Analýza vnitřního prostředí.

Uvedený soulad podnikatelského subjektu s vnějším prostředím je vlastně podmíněn souladem mezi využíváním zdrojů podnikatelského subjektu a jeho procesů s vývojovými tendencemi prostředí.

Tato analýza zahrnuje

- analýzu úrovně současných zdrojů, jejich uspořádání, procesů a to v případě reorganizace

- analýzu potenciálních zdrojů a procesů

Závěry analýzy vnitřního prostředí jsou podkladem pro formulování silných a slabých stránek podnikatelských subjektů, které lze vztáhnout k vnějšímu prostředí a usuzovat na budoucí úspěšnost ve vzájemném vztahu a to například s využitím SWOT analýzy.

5. Určení základních parametrů zdrojů a procesů.

Každý podnikatelský subjekt je charakterizován

- útvarovou strukturou, která je charakteristická především pro zdrojový přístup a

- procesní strukturou, která naopak vychází z cílového přístupu.

6. Určení organizační a řídící struktury s využitím metod teorie organizace.

7. Definování základních organizačních norem, které vytvářejí fázový prostor pro realizaci jednotlivých útvarových a procesních struktur.

8. Výběr účelné varianty projektu a strategie.

Zdrojový a cílový přístup, hledání konkurenční výhody prostřednictvím nákladovosti či diferenciace vedou nutně k variantnímu řešení. Účelovou variantu lze vybrat pomocí řady rozhodovacích metod.

9. Vymezení trajektorie dosažení stanovených cílů.

10. Formulace poslání podnikatelského subjektu, které velmi stručně a jasně zahrnuje to, oč podnikatelský subjekt usiluje, jaká je jeho vize budoucnosti, vymezuje způsoby dosažení vytýčených cílů, způsoby uspokojování potřeb zákazníků, vztah k zájmovým skupinám, formy získávání konkurenční výhody.

Diskuse:

Provedené stimulace a aplikace projektů prokázaly, že reakce a výsledné chování podnikatelských subjektů v zásadě závisí :

- na kapitálových možnostech vlastníků podnikatelských subjektů,

- na schopnostech vlastníků nebo jejich manažerů využívat přírodně technických a lidských zdrojů,

- na úrovni uplatňování interakcí s vnějším prostředím pomocí marketingového managementu.

Realizace změn v řízení zemědělských podniků spočívá především ve změnách :

- typu informačního působení,

- hierarchie kritérií rozhodování a podnikových funkcí,

- chování lidí.

Základem řídících procesů jsou procesy rozhodovací. Jedním z nejdůležitějších prvků rozhodovacích procesů jsou kritéria. V současné době se prosazuje kritérium ekonomické před kritériem sociálním a výrobním. V rámci uvedených kritérií se prosazuje stále více kritérium ekologické a v budoucnosti bude určitě rozhodující.

Změny v hierarchii kritérií a postavení podnikových funkcí vedou ke zdrojovému nebo cílovému přístupu. V prvním případě na základě disponsibilních zdrojů se vytváří výrobní struktura, ve druhém případě se jedná o racionální využití disponsibilních nebo získaných zdrojů, nutných ke splnění vytyčeného cíle.

Rychlost a efektivnost jednotlivých změn je závislá na chování lidí. Jejich zapojení v uvedených procesech má zpětnou vazbu, a proto musí dojít i ke změnám v jejich chování. Vlastní realizace změn by měla být součástí zpracovatelské strategie podnikatelských subjektů.

Tato strategie by měla vycházet :

a) z podmínek vnějšího prostředí, kam patří faktory :

- mezinárodní,

- společensko-kulturní,

- politicko-právní,

- ekonomické,

- technologické;

b) z podmínek vnitřních, kam patří :

- typ vlastnických vztahů,

- úroveň přírodních a technických zdrojů,

- úroveň technologických procesů,

- kvalifikace manuálních pracovníků,

- úroveň podnikového managementu,

- úroveň marketingového managementu

- strukturální uspořádání jednotlivých prvků.

Každá strategie musí respektovat i faktor času. Protože zemědělství je podmíněno biologickými procesy, je časové zpoždění projevující se v chování organizačních systémů podniků a charakterizované zpožděním od zavedení změny do jejího projevení se ve výsledném chování velmi důležité.

Změny v řízení podniků jsou spojeny se změnami ve výrobních, organizačních a řídících strukturách. Charakteristickým rysem budoucího vývoje bude zastoupení všech velikostních skupin podniků a organizačních forem, které budou závislé na :

- možnostech vlastníků (především kapitálových),

- schopnostech vlastníků nebo jejich manažerů.

Na velikost podniků působí celá řada faktorů, které působí často protichůdně a v různých podmínkách společenského, ekonomického a přírodního prostředí se prosazují různě. Působí na zvětšování podniku, nebo naopak působí na změnšování velikosti podniků.

Lze konstatovat :

- Výsledná velikost podniku je dána výslednicí působení jednotlivých faktorů v konkrétních podmínkách prostředí, a to v rámci podnikatelského prostoru, daných možností a schopností vlastníků.

- Se zvětšující se velikostí podniků musí růst samostatnost vnitropodnikových jednotek.

- Rozhodující je velikost základních výrobních jednotek.

Pro vytváření organizačních jednotek je třeba respektovat tato kritéria :

a) zvládnutelnost pracovníků,

b) vybavenost výrobními prostředky,

c) určení typu organizační struktury (územní, odvětvový, technologický).