ÚVODNÍ FÁZE ZAVÁDĚNÍ PODNIKOVÝCH INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

24.09.1999 | Odborné konference

Early Phases of Life-cycle of Enterprise Information Sysytems

Ivan Vrana

Adresa autora:

Katedra informačního inženýrství, PEF ČZU v Praze

Anotace:

Zavádění podnikových informačních systémů je náročná a rozsáhlá činnost, která je navíc provázená velkým rizikem nezdaru. Riziko nezdaru je možné výrazně zmenšit, pokud se projekt zavádění nevyvíjí živelně, ale ve všech fázích zavádění podnikového informačního systému se používají osvědčené inženýrské metody. Tento příspěvek se zaměří na inženýrské postupy v úvodních fázích životního cyklu podnikového informačního systému.

Abstract:

Implementation of enterprise information systems is a very extensive and demanding activity which is still accompanied by a big risk of failure. It is possible to reduce this risk if the project doesnt develop chaotically but proven engineering methods are used in each phase of the project. This paper will focus at engineering methods for the early phases of the project life-cycle.

Klíčová slova:

Informační systém, úvodní fáze životního cyklu

Key words

Information system, early phases of life-cycle

Úvod

Projekt podnikového informačního systému (pro středně velký podnik) je svým rozsahem (počtem součástí) a svou složitostí (počtem vazeb mezi součástmi) srovnatelný s velkými projekty leteckého průmyslu, elektroniky či stavebnictví. Pro úspěšnou realizaci projektu informačního systému je proto potřebné použít systematický a dobře strukturovaný postup s využitím dostupných znalostí a technických prostředků, které byly vytvořeny pro podporu projektování informačních systémů. Zanedbání systematického postupu nadměrně zvyšuje riziko neúspěchu celého projektu. Jedním z hlavních zdrojů rizika neúspěchu projektu informačního systému je nejednoznačná nebo nesprávná interpretace potřeb a požadavků koncového uživatele informačního systému. Proto je potřebné používat takové vyjadřovací a dokumentační nástroje, které minimalizují nebezpečí nejednoznačné interpretace zaznamenaného obsahu.

Životní cyklus systému

Jednou z forem strukturovaného postupu při tvorbě informačního systému je rozčlenění všech prováděných aktivit do logického sledu. Toto rozčlenění se nazývá životním cyklem systému a popisuje aktivity od zrodu myšlenky na zavedení informačního systému, přes jeho postupné vytváření a zavedení až po provozování informačního systému. Jednotlivé aktivity životního cyklu se obvykle sdružují do větších logických celků, které se nazývají fázemi životního cyklu. Životní cyklus informačního systému typicky obsahuje následující fáze:

1. Plánování informační strategie

1. Analýza informačního systému

2. Návrh informačního systému

3. Vytvoření a zavedení informačního systému.

Informační systém má zpravidla modulární strukturu. Je možné zvolit takové uspořádání aktivit (typ životního cyklu), které zohlední priority podniku vzhledem k jednotlivým modulům IS, zohlední přípustnou tolerantnost jednotlivých modulů k poruchám, zohlední stupeň inovací projektu, apod. Obvyklými typy životního cyklu je typ Vodopád, Iterativní a Spirálový, nebo jejich kombinace.

Již názvy jednotlivých fází životního cyklu naznačují, že úvodní fáze se zabývají formulací a zdůvodněním potřebnosti informačního systému a též zjištěním požadavků uživatele na datové struktury, funkčnost systému, požadavky na způsob komunikace se systémem, apod. Jedná se o fáze “přípravné”, kde se zdánlivě nic tvořivého neděje. Naproti tomu závěrečné fáze životního cyklu jsou určeny k návrhu, vytvoření a zavedení IS. Jedná se tedy o “tvořivé” fáze, kde se teprve realizuje původní záměr. Přípravný charakter úvodních fází životního cyklu má za následek, že se po určitou dobu provádějí činnosti, které zdánlivě nemají žádný hmatatelný dopad na zlepšení fungování podniku. To způsobuje, že jsou tyto fáze podceňovány jednak podnikem, který zavádí informační systém, ale často též tvůrcem tohoto systému. Úvodním fázím se nevěnuje potřebná profesionální péče, některé aktivity jsou zjednodušeny nebo vynechávány. Chyby vznikající v úvodních fázích se projeví až mnohem později ve fázi návrhu, implementace nebo provozování IS. Odstranění následků těchto chyb je obvykle velmi pracné a nákladné a někdy jsou chyby úvodních fází životního cyklu dokonce příčinou nezdaru celého projektu zavedení informačního systému.

Plánování informační strategie

Zavedení informačního systému není jednorázovým aktem, ale je procesem, který může trvat několik let. Úspěšné zvládnutí tohoto úkolu vyžaduje dobrou organizaci, vyčlenění potřebných finančních prostředků a pracovníků. Je velmi riskantní chápat zavedení IS pouze jako operativní úkol. Naopak je nutné tento projekt zařadit do rozvojového plánu podniku, projednat a schválit jej v příslušných orgánech.

Informační strategii podniku je nutné vytvářet v návaznosti na rozvojový plán podniku. Strategické plánování informačních systémů v izolaci od strategického podnikatelského plánu je zárodkem pozdějších problémů. Izolované vytváření plánu informační strategie často vede k vzniku nákladných systémů, které nebudou schopny plně sloužit potřebám podniku. Při strategickém plánování je užitečné vyžít procesní pohled na jednotlivé aktivity podniku. Základními procesy, které charakterizují podnik, jsou např. Zásobování, Konstrukce, Technologie, Výroba, Odbyt. Život podniku není ale myslitelný ani bez podpůrných procesů, jako např. Personalistika a Finanční řízení. Základní (podnikatelské) procesy je možné postupně rozložit na velké množství dílčích procesů, které je již možné definovat v pojmech vstupů a výstupů určitých druhů dat a v pojmech operací, které se s daty provádějí. Některé z těchto procesů mohou probíhat paralelně, jiné musí probíhat postupně za sebou, kdy určitý proces může začít až po dokončení jiného procesu. Některé procesy jsou z hlediska poslání podniku kritické, jiné nejsou kritické. Změna informační obsluhy některých (podnikatelských) procesů umožňuje jinou (lepší) organizační strukturu příslušných pracovišť. Tyto a mnohé další okolnosti je nutné zvážit při úvahách o informační strategii podniku a od počátku se je snažit co nejlépe strukturovat.

Vhodnou formou přípravy k projednání rozvojového plánu je zpracování studie: “Plán informační strategie podniku”. Tato studie je zdrojem poučení pro všechny pracovníky a “zrcadlem podniku” a měla by se typicky zaměřit na:

· zmapování současného stavu informační obsluhy jednotlivých oblastí činnosti podniku,

· vizi žádoucí informační obsluhy jednotlivých oblastí činnosti,

· nástin variant řešení s ohledem na priority podniku,

· očekávané finanční a personální nároky,

· zhodnocení nákladů a přínosů jednotlivých variant.

Představitelé podniku i řadoví pracovníci obvykle přistupují k posouzení těchto hledisek pouze intuitivně, na základě neúplných informací. Zmíněná studie je proto velmi užitečná pro další rozhodování, protože poskytuje systematický pohled na uvedená témata, poskytuje věcné argumenty pro diskusi a tím umožňuje přijmout kompetentní rozhodnutí a určit odpovědnost konkrétních osob za následky těchto rozhodnutí. “Plán informační strategie” je užitečný bez ohledu na to, zda se potom vedení podniku rozhodne budovat IS či nikoliv.

Studie proveditelnosti

Aby se předešlo pozdějším překvapením, je potřebné posoudit, zda je projekt informačního systému proveditelný v daném podniku a za jakých podmínek. Za tím účelem pověřená skupina uživatelů IS a počítačových odborníků zpracuje “Studii proveditelnosti” (Feasibility study). Tato studie by měla posoudit zda:

· jsou dosažitelné technické požadavky záměru,

· koncepce systému je vhodná pro operační prostředí podniku,

· přínosy nového systému zdůvodňují vložené prostředky,

· je možné dosáhnout časování instalace systému v souladu s potřebami podniku,

· jsou vedoucí i řadoví pracovníci podniku dostatečně motivováni pro zavedení systému.

Závěry studie proveditelnosti by měly určit, zda je možné projekt informačního systému realizovat, nebo zda má být zamítnut. Tím se předejde zbytečným ztrátám, které provázejí zrušení neproveditelných projektů až v průběhu jejich realizace.

Analýza požadavků

Již v průběhu plánování informační strategie je nutné shromáždit základní požadavky podniku na funkce nového informačního systému a na jeho datové struktury. Ve fázi strategického plánování musí být základní požadavky na data a funkčnost systému formulovány na vysoké úrovni abstrakce a zobecnění. Ve fázi analýzy jsou potom jak datové tak funkční požadavky upřesňovány a doplňovány s postupným přechodem od globálního pohledu k pohledům detailním. V těchto fázích se vytváří logický model nového systému. Pro zjišťování požadavků se zpravidla používají klasické nástroje jako interview, řízený seminář (JAD) nebo dotazník, ale zdrojem mohou být také tištěné dokumenty (např. Statut instituce, Organizační řád, ap.). Těmito technikami se formou volného textu vyjadřují představy a požadavky uživatelů (logický model uživatele) a přetvářejí do logického modelu tvůrce, tj. do představ tvůrce systému o požadovaných funkcích a datech. Následkem mnohoznačnosti a neurčitosti přirozeného jazyka (písemného nebo mluveného) se často logický model tvůrce značně liší od logického modelu uživatele, a to přesto, že oba mluví stejným jazykem (např. česky). Tyto odlišnosti modelů (odlišnosti reality od očekávání) se často projeví až v průběhu zavádění anebo až po dokončení IS. Potom způsobují mnohé komplikace a konflikty mezi uživateli a dodavateli IS. Proto odborníci z oblasti tvorby IS hledají metody a technické prostředky, které zmenší nebo odstraní nejednoznačnost vyjadřování a tím i chybnou interpretaci logického modelu uživatele.

Požadavky na nový systém (datové, funkční, nebo omezení) jsou ve fázi plánování informační strategie a též ve fázi analýzy formulovány zpravidla volným textem. Požadavky jsou v nestrukturované podobě obsaženy v jednom nebo více textových dokumentů. V těchto textových dokumentech jsou mnohé požadavky neúplné, některé se naopak opakují, nebo jsou dokonce protichůdné. Je velmi obtížné se v takto formulovaných požadavcích orientovat, odlišit požadavky naléhavé od podružných, kontrolovat míru jejich splnění, kontrolovat, zda odrážejí skutečnou potřebu uživatele, apod. To platí zejména u rozsáhlejších systémů a v pozdějších stádiích analýzy, kdy dokumentů s požadavky přibývá a jejich evidence se stává nepřehlednou. To platí ale obvykle i v případech, kdy požadavky na systém formuloval uživatel sám, např. v zadání projektu (objednávce).

Text je pro uživatele IS přirozenou formou vyjádření požadavků. Je proto potřebné používat takové techniky zpracování textových požadavků, které:

· Provedou požadavky do strukturované podoby,

· Zajistí kontrolu přiřazení (a úplnosti) strukturovaných požadavků vzhledem k výchozímu textovému dokumentu,

· Umožní přiřadit jednotlivým požadavkům atributy (např. naléhavost, důležitost, termíny, podmínky dostupnosti, bezpečnost, atd.),

· Umožní organizovat požadavky do hierarchických struktur s využitím abstrakce,

· Umožní vyjádřit souvislosti mezi jednotlivými požadavky,

· Umožní rychlou kontrolu (úplnosti, splnění, statusu, .....),

· Umožní třídit a prohlížet požadavky s ohledem na zvolený pohled (např. podle některých atributů),

· Umožní názorné grafické zobrazení,

· Umožní snadné provádění změn,

· Umožní autorizaci požadavků a změn,

· atd.

Takové techniky podporují precizní výslednou formulaci požadavků, ve které budou zohledněny všechny podstatné okolnosti, se snadno kontrolovatelnou úplností, stavem splnění a důsledky změny některého požadavku na vynucené změny jiných požadavků. Je důležité, aby uživatel měl dobrý přehled a kontrolu svých požadavků. Proto je žádoucí, aby nástroje pro podporu zmíněných technik byly jednoduché, názorné a snadno osvojitelné “nepočítačovými” uživateli a manažéry.

Technické nástroje

Počítačovými diagramy můžeme přesně dokumentovat model chování informačního systému, nebo jeho datovou strukturu, což jsou činnosti prováděné ve fázi analýzy IS. V této fázi již datový, funkční i dynamický model nového systému získávají konkrétnější charakter, který je možné zaznamenat vhodně zvoleným typem diagramu. Počítačové diagramy jsou ale méně vhodné ve fázi plánování informační strategie, kdy je k dispozici zpravidla pouze verbální popis jednotlivých požadavků, omezení, apod. Problémem je zde zavedení potřebného formalizmu, který by podporoval strukturovaný postup dokumentování, vyhodnocení a sledování stavu “splnění” jednotlivých požadavků. Na tuto oblast se v poslední době soustřeďuje pozornost odborníků na zlepšování metod projektování IS a také SW firem, které se specializují na produkty pro podporu projektování IS. Firma QSS uvedla na trh produkt DOORS, který řeší převážnou část zmíněného problému a obsahuje též výše zmíněné funkce na převod textových požadavků do strukturované podoby. Tento produkt umožňuje též import a export dokumentů z obvyklých textových, tabulkových a databázových procesorů, umožňuje propojení s programy na plánování a řízení projektu (např. MS Project) a je přímo propojitelný s některými CASE produkty (např. Rational Rose).

Neurčitost návrhu IS je možné zmenšit použitím počítačových diagramů pro záznam datového, funkčního a dynamického modelu IS. Příkladem počítačových diagramů je Diagram vztahu entit, Diagram toku dat, Objektový diagram, Stavový diagram, apod. Charakteristickou vlastností těchto diagramů jsou jejich pevná syntaktická pravidla, která umožňují jednoznačnou interpretaci diagramu. Prohřešek proti syntaxi diagramu obvykle současně znamená sémantickou chybu. Tyto počítačové diagramy jsou standardní součástí výbavy CASE programů, tj. programů, které jsou nástrojem pro projektování IS.

Závěr

U tvůrců informačních systémů vzniká někdy chybná představa, že problémy vytvoření informačního systému zmizí nákupem výkonného DOORS nebo CASE produktu, vybaveného rozmanitými editory počítačových diagramů vzájemně provázaných přes encyklopedii, s vyspělou formou monitorování přestupků proti integritě a konzistentnosti řešení. Podle těchto představ se tvůrce IS stává “kresličem” počítačových diagramů. Zkušenosti ale ukazují, že samotný výkonný nástroj nestačí na úspěšné (efektivní) zvládnutí návrhu IS. Kromě výkonné techniky je nezbytně potřebná kvalifikovaná práce analytika a návrháře, kteří dobře ovládají metody tvorby IS. Pouze v rukou těchto odborníků, kteří by byli případně schopni vyprojektovat systém i bez CASE prostředků, se pak DOORS a CASE stává velmi užitečným pomocníkem.