ANALÝZA NEDOSTATKOV V ĎALŠOM SKVALITŇOVANÍ INFORMAČNÝCH SYSTÉMOV

24.09.1999 | Odborné konference

Evaluation of limitations occurred during the improvement of information systems

Milan Kučera - Anna Látečková

Adresa autora:

Doc.Ing.Milan Kučera, CSc.

Slovenská poľnohospodárska univerzita, FEM, KISaF, tr. A. Hlinku 2, 949 76 Nitra

Súhrn:

Informačné systémy zasahujú v súčasnom období do fungovania celej spoločnosti. Je prirodzené, že sa musia prispôsobovať novým ekonomickým podmienkam. Z tohoto dôvodu je nevyhnutné uskutočniť analýzu ich súčasného stavu v podnikateľských subjektoch a poukázať na možnosti a hlavne smery ich ďalšieho vývoja tak, aby pokrývali celú škálu informačných potrieb manažérskych pracovníkov na jednotlivých riadiacich úrovniach a to ako po stránke hardvéru tak i po stránke softvéru.

Summary:

Information systems in present days play a key role in every aspects of societys life. As a result of this, they have to adapt to new economic environment. Therefore there is need to evaluate the present situation of information systems in enterprises and then give advises for future possible improvement of them. These advises have to take in consideration the managers needs in all levels of management for hardware and software needs as well.

Kľúčové slova:

Informačný systém, informačný manažment, manažment údajov, manažment informácií, koncepcia rozvoja

Key words:

Information systém, information management, reading management, information management, concept development

MATERIÁL A METODIKA

Otázky aktuálnej informačnej potreby manažérov a riadenia informačných tokov v podnikateľských subjektoch sú v dobe, keď množstvo informácií experimentálne narastá veľmi aktuálne. Informácie a práca s nimi sú už pomerne dlhú dobu považované za kľúčový hospodársky zdroj. Venuje sa im veľká pozornosť teoretikov i manažérov, ktorých hlavným poslaním je práca s informáciami. Vďaka rýchlemu rozvoju a pokroku nielen v oblasti informatiky dokáže spoločnosť informácie získavať, spracovávať a ešte viacej produkovať a prenášať ich. Oproti tejto celospoločenskej tendencii stojí jednotlivec, ktorý sa musí so svojimi schopnosťami a možnosťami vysporiadať s veľkým množstvom informácií.

Z uvedeného pohľadu je cieľom príspevku poukázať na nedostatky informačných systémov v súčasnom období a predostrieť možnosti ich ďalšieho rozvoja. Realizácia takto stanoveného cieľa si vyžiadala uskutočniť analýzu súčasného stavu informačných systémov na našom trhu, ako aj ich súčasného stavu vo vybraných podnikateľských subjektoch v rezorte poľnohospodárstva. Pri skúmaní uvedených problémov sme použili metódy porovnania a riadených rozhovorov s vývojovými pracovníkmi softwérových firiem (Softeam, Aurus, Softip atď.), ako i s pracovníkmi v podnikateľských subjektoch, ktorí sú prevádzkovateľmi informačných systémov.

VÝSLEDKY A DISKUSIA

V podnikateľských subjektoch nie je celkové prepojenie jednotlivých komponentov informačného systému ideálne a využitie výpočtovej techniky nie je také, aké by malo byť. Predovšetkým v našich podnikateľských subjektoch často chýba ucelená koncepcia prevádzky a rozvoju výpočtovej techniky.

Stupeň využitia výpočtovej techniky vo veľkých podnikateľských subjektoch je pomerne vysoký. Väčšina z týchto subjektov využíva výpočtovú techniku nielen k bežným kancelárskym operáciám, ale i k využívaniu celých informačných systémov. Je to dané predovšetkým tým, že tieto subjekty si uvedomujú potrebu výpočtovej techniky a sú ochotné do jej využitia investovať finančné prostriedky. Možno povedať, že tieto subjekty majú veľmi rozvinuté informačné systémy.

Pri podnikateľských subjektoch strednej veľkosti sa výpočtová technika zatiaľ nerozvinula do komplexných informačných systémov, ako vo veľkých podnikateľských subjektoch. Veľmi málo sú využívané systémy pre podporu rozhodovania, marketingové systémy alebo nástroje pre skupinovú prácu.

V malých podnikateľských subjektoch sa do informačných systémov veľmi málo investuje a preto je aj výpočtová technika využívaná veľmi málo. V poslednom období sa aj v týchto subjektoch začínajú využívať počítačové siete, ktoré dovoľujú komunikáciu vo vnútri subjektu, ale aj s jeho okolím.

K nedostatkom, ktoré sa najviac vyskytujú v jednotlivých subjektoch môžeme zaradiť:

· neexistujúca stratégia využitia a rozvoja informačných systémov v podnikateľskom subjekte,

· nedostatočná podpora aktuálnej elektronickej komunikácie v podnikateľských subjektoch a okolím,

· neprepojenosť jednotlivých podsystémov a rôznych aplikácií,

· nedostatočná snaha o vypracovanie komplexného riešenia,

· chýbajúca podpora výpočtovej techniky so strany vrcholového manažmentu podnikateľského subjektu.

Úroveň informačného manažmentu v podniku sa najlepšie presadzuje z hľadiska informačnej stratégie a s postavením informatiky v organizácii a využívaním informačných a komunikačných technológií. Z tohoto pohľadu sme v rámci informačného manažmentu hodnotili štyri úrovne v takom poradí, ako sa vo vývoji informačných systémov presadzujú.

1. Základná úroveň - manažment údajov je sústredený na zvládnutie ukladania a výberu

údajov, rýchlosť odovzdávania údajov a účinnosť spracovania údajov. Túto úroveň dosiahli všetky sledované podniky. O rozvoj informačného systému sa starajú vzdelaní odborníci, ktorých účelom je zaistiť v organizácii aplikáciu informačných technológií. Používatelia informačného systému stanovujú požadované funkcie a procesy informačného systému v súlade s organizačnou štruktúrou.

2. Druhá úroveň - manažment informácií predstavuje posun od technologického použitia

informačného systému k použitiu informačnému. Poukazuje na nevyhnutnosť premeny údajov na informácie s využitím analýz. Analýzy sa vykonávajú pomocou analytických systémov, ktoré akumulujú množstvo údajov, prezentujú ich väzby a vytvárajú odvodené informácie. Údaje sa získavajú z podnikových prevádzkovo-transakčných systémov. Vývoj technológií pre podporu rozhodovania a riadenia spôsobil aj vznik údajových skladov (data warehouse). Ich účelom je získať jeden pohľad na veľké množstvo údajov uložených v podnikových databázach v rôznych formátoch. Vychádza sa z toho, že systém údajov a informácií organizácie je využiteľný nielen pre automatizáciu úloh, ale rovnako pre podporu rozhodovania a riadenia teda pre poskytovanie manažérskych informácií. Skutočným prínosom údajových skladov je podpora procesu rozhodovania. Akonáhle podnikateľský subjekt vytvorí sklad údajov, ktoré sú ”vyčistené” a konzistentné, musia byť tieto údaje spracované analytickým systémom a tak sprístupňované. Tieto aplikácie sú známe pod názvami DSS, MIS, EIS, a iné. Analytické systémy podporujú strategické rozhodovacie procesy na rozdiel od operatívnych systémov, ktoré generujú primárne údaje.

Na úrovni manažmentu informácií sa už stretávame s existenciou informačnej stratégie, na ktorú sa pozeráme technicky, ako výpočet používaných informačných a komunikačných technológií. Viacerí informační manažéri preberajú praktiky z manažmentu údajov, projektujú a nasadzujú manažérske informačné systémy tak, že vychádzajú z technologického použitia týchto systémov a údaje sú do systému dávané bez strategickej analýzy ich informačného obsahu.

3. Tretia úroveň - manažment informačných reťazcov. Cieľom manažmentu informačných reťazcov je definovať procesy zamerané na prácu s informáciami tak, aby podporovali alebo umožňovali dosiahnuť strategické podnikateľské ciele. Pritom procesy vzniku, odovzdávania, výmeny, úpravy a komplexnosti informácií podporovať informačnými technológiami. Cesta od vzniku údaja po jeho dodanie používateľovi a využitie je zabezpečované informačným reťazcom. Informačné potreby pre rozhodovania a riadenie nemôžu byť založené len na informačných tokoch v rámci podnikových procesov, ale musia sa vyskytovať aj väzby na okolie podniku. Tak dochádza k vytvoreniu väzieb kooperujúcich partnerov v rámci informačných reťazcov. Ďalším znakom manažmentu informačných reťazcov je načasovanie dodávky informácií.

4. Štvrtá úroveň - manažment znalostí. Je veľký rozdiel ak sa pracuje s informáciami a

znalosťami. Vieme, že informácie odstraňujú mieru neurčitosti u príjemcu. Sú ľahko prenositeľné pomocou technológií na iného príjemcu.. Manažment znalostí začína identifikáciou zdrojov informácií a znovu použiteľných znalostí, ktoré majú hodnotu pre plnenie strategických podnikateľských cieľov organizácie. Druhým znakom je vytvorenie plánu pre využitie informácií a znalostí. Plán musí obsahovať definíciu prostredia v ktorom budú znalosti aplikované. Potom musí byť stanovené pre aké problémy budú znalosti využité. Znalosti sú následne priebežne vytvárané a zachovávané v informačnom podniku.

Záver

Rozvoj podnikových informačných systémov musí byť dlhodobo naplánovaný a strategicky riadený tak, aby plnil všetky požiadavky pre budúce tisícročie. Plán prechodu zo súčasného stavu do budúceho stavu musí definovať akým spôsobom je potrebné informačnú technológiu implementovať. Dôležité je stanoviť riadiace procesy pre zmenové riadenie, výnimočné situácie riadenia rizík a zabezpečenie kvality. Vývoj v oblasti informačných systémov a informačných technológií je dnes taký rýchly a zmeny sú tak zásadné, že si vynútil nové koncepčné prístupy k riešeniu informatiky na podnikovej, regionálnej i celoštátnej úrovni. Jedným z týchto prístupov ich rozvoja je aj informačný manažment, ktorý je v príspevku uvedený.