Jak funguje program Phare?

Celkový rozpočet programu Phare (tzn. rozpočet pro všechny asociované státy na následujících sedm let) určují rozpočtové orgány Evropské unie, Evropský parlament a Rada Evropské unie. Na základě schválených pravidel Evropská komise rozhoduje o tom, kolik prostředků dostane každý asociovaný stát v daném roce. Na základě takto vyčleněné sumy začínají jednotlivé asociované země proces přípravy a projednávání konkrétních programů. Realizace programu Phare probíhá prakticky ve dvou relativně samostatných etapách, a to je etapa programování a etapa implementace.

Proces programování lze rozdělit na několik navazujících kroků:

a. Evropská komise vyčlení pro asociovanou zem finanční alokaci na daný rok a identifikuje prioritní oblasti, na jejichž podporu se má program Phare v daném roce zaměřit.

b. Na základě výzvy Národního koordinátora resorty vypracují a předloží projektové záměry

c. Národní koordinátor posoudí soulad předložených projektových záměrů s dohodnutými prioritami a o projektech, které splňují kritéria, se začne vyjednávání s Evropskou komisí. Výsledkem prvního kola vyjednávání je výběr těch projektových záměrů, které nejvíce zohledňují dohodnuté priority a které jsou dostatečně připravené k realizaci.

d. Takto dohodnuté projektové záměry dopracují resorty ve spolupráci s Národním koordinátorem do podoby standardních projektových formulářů (projekt fiches).

e. Za účasti resortu a Národního koordinátora se koná několikastupňové vyjednávání o projektech s Evropskou komisí.

f. Po odsouhlasení všech projektů mezi Národním koordinátorem a Evropskou komisí předkládá Národní koordinátor Phare Evropské komisi tzv. Finanční návrh.

g. Evropská komise předkládá finanční návrh k odsouhlasení Řídící komisi Phare, sestávající ze zástupců členských zemí EU a po jeho odsouhlasení podpisuje Národní koordinátor se zástupcem EK Finanční memoranda na daný rok a tím je etapa programování ukončena a začíná etapa implementace dohodnutých programů.

Implementace projektů Phare je velmi složitý a zdlouhavý proces, který se řídí výlučně pravidly Phare, zakotvenými v manuálu Phare (Decentralised Implementation System), který vydala Evropská komise v Bruselu a který je závaznou směrnicí pro všechny státy využívající pomoc z prostředků Phare. Zodpovědnost za implementaci projektů dohodnutých ve Finančním memorandu je rozdělená mezi dva účastníky tohoto procesu, a to příjemce pomoci a Implementační agenturu.

Příjemce pomoci Phare (může to být ministerstvo, úřad, agentura nebo v budoucnu i instituce reprezentující region), jehož projekt byl schválený ve Finančním memorandu nese plnou zodpovědnost za jeho realizaci.

Implementační agentura se zřizuje na zabezpečení procesu implementace jednoho nebo více projektů nebo programů. Její úlohou je zabezpečovat administrativní a finanční stránku implementace projektu, a to zejména vedení účetnictví, organizaci a přípravu veřejných soutěží, uzavírání smluv, realizaci plateb, finanční evidenci a finanční hlášení.

Proces implementace probíhá v několika etapách, které se liší podle druhu projektu nebo služeb. Děje se v několika krocích:

a. Příjemce vypracuje v souladu s projektovým formulářem zadání projektu a postoupí je Implementační agentuře

b. Implementační agentura zkontroluje zadání a postoupí projekt ke schválení Delegaci Evropské unie

c. Po schválení zadání Implementační agentura vypracuje kompletní materiál do veřejné soutěže a požádá EK o vyhlášení veřejné soutěže.

d. Na základě výzvy zájemci předkládají své nabídky

e. Implementační agentura zorganizuje výběrové řízení podle manuálu

f. Implementační agentura po zpracování záznamu z výběrového řízení a jeho odsouhlasení Delegací Evropské unie vyhotoví smlouvu s dodavatelem - vítězem soutěže

Implementační agentura zodpovídá za dodržování pravidel a vynakládání prostředků přímo Evropské komisi, které pravidelně předkládá hlášení o čerpání finančních prostředků. Evropská komise přísně střeží dodržování všech postupů a podmínek, a to zejména jak schvalováním dokumentů ve všech etapách implementace, tak i auditem použitých prostředků.

Pár praktických rad na závěr

7. Dříve než se rozhodnete, opatřete si dostatek informací Potřebujete informace o tom, že máte možnost předkládat projekty - informace vám dodá ministerstvo nebo jím pověřená agentura. Musíte vědět, jak projekty připravit, znát možnosti financování a kritéria při jejich výběru. Pravidelně sledujte internetové stránky Úřadu vlády, ministerstev, Evropské unie apod.

8. Seznamte se s potřebnými dokumenty Předvstupní fondy se poskytují na prioritní programy. Je nevyhnutelné se s nimi seznámit a investovat čas a energii jen do takových projektů, které z nich vycházejí.

9. Projekty připravujte průběžně Příprava projektu vyžaduje mnoho času a EK není ochotná čekat

10. Spolupracujte s profesionály Vypracovat dobrý projekt není snadné a v zahraničí je běžné, že rozvojové projekty připravují specializované firmy. Není to práce pro amatéry.

11. Koordinujte a vytvářejte partnerství Kvalitní projekt nikdy nemůže vypracovat jeden člověk, někdy dokonce ani jedna instituce.Proto je třeba zabezpečit kvalitní a důslednou koordinaci minimálně na třech úrovních

12. Snažte se být nejlepší Uvědomte si, že finanční zdroje jsou omezené a že se o ně budete ucházet spolu s dalšími žadateli.

13. Vydržte až do konce Procedury a schvalování jsou velmi zdlouhavé (někdy celý proces od přípravy projektu až do jeho realizace trvá dva až tři roky) a nikdo nezaručí, že bude vybraný k financování. Když ne, musíte čekat aspoň rok, než bude znova čas na předkládání projektů.